Com muita frequência, nós contadores, nos deparamos com as seguintes perguntas:
- Precisa mesmo guardar esses documentos?
- Quanto tempo preciso guardar?
Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.
O período de armazenamento de documentos fiscais varia conforme o que a lei pertinente determina. Desse modo, há diferenças entre os regimes trabalhistas e tributários:
a) Documentos Tributários
Nota Fiscal: o prazo de guarda do documento é de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173;
Nota Fiscal de Saída: deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46;
IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: tais documentos precisam ser armazenados por 5 anos, como prescrito pelo Art. 173 do Código Tributário Nacional;
b) Documentos Trabalhistas e Previdenciários
Documentos Previdenciários: segundo os regimentos do Regulamento da Previdência Social, a organização deve manter os arquivos referentes ao cumprimento de suas obrigações legais pelo período de 10 anos;
Documentos Trabalhistas: é obrigatório fazer a guarda desses documentos durante 5 anos, nos termos do Art. 7 da Constituição Federal e do Art. 11 da Consolidação das Leis do Trabalho;
Contrato de Trabalho: é recomendado que os contratos e os livros de registro de empregados sejam armazenados por tempo indeterminado;
Recolhimento do PIS: os documentos que se referem a esse recolhimento devem ser guardados por 10 anos, de acordo com a Lei 2.052/83, Art. 3 e Art. 10 do PIS-PASEP;
FGTS: o Art. 23 da Lei nº 8.036/1990 prevê que os registros permaneçam arquivados por 30 anos, porém o Supremo Tribunal Federal pacificou o entendimento de que esse período deve corresponder a apenas 5 anos.
Vale lembrar que há situações em que o empresário deva guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o contrato de trabalho e o livro de empregados, por razão da concessão de benefícios previdenciários. Porém, a guarda desse tipo de documento não será mais necessária para as empresas que são obrigadas a enviar informações ao eSocial.
As empresas podem armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que é possível escancear e organizar os comprovantes em arquivos digitais, seja em mídias físicas – pendrives e HDs externos –, e em plataformas de armazenamento na nuvem.
Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.
Nossa orientação para os empresário é que separe sempre um lugar, seja fisico ou virtual, e arquive os principais documentos relativos à movimentação da empresa. Caso tenha dúvidas sobre quais são esses documentos, procure orientação de um profissional. Informamos que estamos à disposição.
Fonte: Assessoria Sucote