É inevitável a necessidade de transparência e fidedignidade nos relatórios de qualquer empresa, e para que a informação gerada e arquivada em sistemas específicos seja prática e fácil de avaliar, medidas devem ser tomadas.
As empresas que buscam uma gestão eficiente ao fazer a conciliação bancária, conhecida também como integração bancária, procura comparar o saldo do controle interno da empresa com o extrato bancário. Essa ação tanto serve para evitar fraudes, quanto verificar se todas as movimentações estão devidamente registradas, podendo assim fazer ajustes, se for necessário.
Portanto, a conciliação bancária nada mais é do que a comparação de sua movimentação financeira com seus controles interno de pagamento de fornecedores, funcionários, recebimento de clientes e demais transações cotidianas.
É por isso que nossa orientação nos lançamentos das operações é que, todas sejam correspondentes com a atividade da empresa, fazendo assim a obediência ao princípio da entidade, e principalmente que os recebimentos em conta corrente, sejam identificados corretamente, e como emissão de documentos que dão suporte à transação, como por exemplo, emissão de notas fiscais de compra e de venda, entre outros.
Nossa orientação também comtempla a não pagar boletos em nome de terceiros nas contas empresariais e, muito menos, de pagar boletos e lançar como saque para o caixa. Esses exemplos são apenas para enfatizar que as operações necessitam ser lançadas de acordo com o que de fato aconteceu, e que quando as empresas utilizam suas contas correntes para outros fins, poderão ser penalizadas pelo fisco.
E para ajudar neste processo orientamos o nosso cliente a fazer uso de alguns aplicativos que a tecnologia oferece, e entre eles quero falar hoje sobre o arquivo chamado OFX, que funciona na importação do conteúdo e facilita muito o trabalho, pois a conferência deixa de ser manual, como antes, e passa a ser por cruzamentos de informações dos sistemas.
Com o uso do extrato digital em OFX, surgiu uma vantagem muito grande na geração dos relatórios de movimentação financeira, pois eles trazem as informações fieis e podem ser compartilhadas de dentro do próprio aplicativo do banco, de forma segura e restrita, bastando apenas selecionar o período e o formato.
Se você ainda não conhece essa facilidade da tecnologia e como ela pode auxiliar a sua empresa, não se preocupe. Pensando nisso, reunimos as características para entender a utilidade do arquivo OFX.
A sigla, OFX, quer dizer Open Financial Exchange, o que pode ser traduzido como Intercâmbio Financeiro Aberto. O formato foi criado pelas empresas Microsoft, Intuit e CheckFree, em 1997. O arquivo OFX é um formato digital para arquivos que armazenam dados financeiros, sendo muito utilizado por bancos.
Como o arquivo OFX é gerado? Cada banco apresenta uma maneira diferente de exportar o arquivo OFX. Porém, geralmente o procedimento inicia com o acesso à internet banking da sua empresa. A opção de fazer exportação do arquivo OFX aparece na seção de “extrato bancário” e também é possível obter um extrato por período. Ou seja, você vai conseguir conferir os dados do jeito que preferir.
A utilização desse arquivo está cada vez mais utilizada pelas empresas que exercem atividades administrativas, por ser possível exportar o extrato bancário dos sistemas de internet banking com informações referentes às transações financeiras que ocorreram em um determinado período, e o formato não exibe senhas ou informações confidenciais.
Fonte: Assessoria Sucote